Amener Équipe Canada à Tokyo 2020 pendant la COVID-19 : Un regard en coulisses sur la façon dont ATPI, le partenaire d’accueil et de voyages du COC, a traversé la pandémie
Dire que la préparation de Tokyo 2020 a représenté un défi logistique sans précédent au sein du système sportif canadien serait un euphémisme pour ATPI, le revendeur de billets autorisé (RBA) et partenaire de services de voyages et d’accueil d’Équipe Canada.
« C’était comme si nous nous préparions pour cinq Jeux olympiques distincts en même temps. Nous n’avions aucune idée de ce à quoi allait ressembler Tokyo 2020 en fin de compte. Nous devions être prêts à tout », explique Kevin Perrin, chef des relations commerciales et sportives chez ATPI Sports Events.
Perrin dit qu’il se souvient très bien du dimanche de mars 2020 quand le Comité olympique canadien l’a informé qu’il était sur le point d’annoncer qu’il n’enverrait pas d’équipe aux Jeux d’été, le premier comité national olympique à le faire, faisant passer la santé des athlètes et du grand public en premier. Cela a déclenché une réaction en chaîne chez ATPI.
Avant la COVID, dit-il, Tokyo 2020 s’annonçait comme une édition record pour le Canada.
« Tout le monde voulait y aller. Nous n’avions jamais vu ce genre de chiffres et d’intérêt dans le passé.
Soudainement, il y avait toute cette incertitude.
« Vous ne pouvez qu’imaginer le nombre de scénarios différents sur lesquels nous avons commencé à travailler à ce moment-là. »
Ceux-ci comprenaient la possibilité que les Jeux aient lieu en 2021 de la manière habituelle, c’est-à-dire avant que la COVID ne frappe, qu’ils aient lieu en 2021 sans spectateurs ou qu’ils soient carrément annulés.
Quand le Comité international olympique (CIO) a officiellement annoncé que les Jeux n’auraient pas lieu en 2020 et a fixé de nouvelles dates pour l’été 2021, ATPI a immédiatement communiqué avec tous ses différents intervenants, notamment le COC, les organismes nationaux de sport, les partenaires marketing du COC, qui s’étaient engagés dans des programmes pour amener des clients ou leurs équipes de direction aux Jeux, ainsi que le grand public au Canada.
« Quand cette décision ultime de reporter les Jeux a été annoncée, nous avons rassuré nos intervenants le lendemain en leur disant : « Nous sommes là pour vous ». Nous avons demandé officiellement à tous les différents fournisseurs de récupérer votre argent afin de pouvoir vous rembourser à 100 %. »
Cela impliquait une renégociation et une prolongation compliquées des contrats dans le cas des hôtels, avec l’ajout de clauses spéciales au cas où les Jeux n’auraient pas lieu ou auraient lieu sans spectateurs.
Les billets représentaient un autre défi, le comité d’organisation de Tokyo 2020 offrant cinq périodes et dates limites distinctes avec des délais rapides pour les remboursements.
« Cela a créé beaucoup de stress et de tension pour tous les intervenants, y compris les organismes nationaux de sport », a déclaré Perrin.
Il ajoute que certains partisans avaient acheté des forfaits comprenant des billets pour les Jeux, des billets d’avion, l’hôtel, le transport terrestre et de la nourriture prépayée.
« Dans certains cas, nous avons décidé de rembourser avant même d’avoir récupéré notre argent, explique Perrin. Une famille avait acheté des forfaits d’une valeur de 30 000 $ et avait perdu ses sources de revenus en raison de la COVID-19 et se retrouvait dans une situation désespérée. »
En avril 2021, le CIO a annoncé que les Jeux auraient lieu, mais sans spectateurs. Le travail d’ATPI en coulisses a permis de garantir que les Canadiens soient remboursés à 100 % pour tous les billets pour des épreuves, ce qui ne fut pas le cas dans certains autres pays.
Quand les Jeux de Tokyo ont finalement eu lieu, ATPI a aidé Équipe Canada avec les exigences uniques liées à la COVID-19 selon lesquelles les athlètes et les officiels des équipes ne pouvaient arriver que sept jours avant leurs épreuves et devaient quitter deux jours après la fin de la compétition.
Dans un cas particulier, ATPI a collaboré avec Air Canada pour retarder un vol de quelques minutes puisqu’un athlète devait attendre les résultats d’un test PCR.
« La veille du départ de l’un des meilleurs athlètes d’Équipe Canada, nous avons reçu un appel moins de 24 heures avant son vol. L’athlète avait des problèmes de dos et se demandait s’il était possible de le placer en classe économique premium afin d’atténuer les effets du vol de 13 heures, se souvient Perrin. Nous avons travaillé avec Air Canada toute la nuit et avons trouvé une solution. Je ne peux pas en dire plus sans dévoiler de qui il s’agit, mais l’athlète s’est extrêmement bien débrouillé aux Jeux. Sa mère nous a même écrit pour nous remercier et nous a dit que nous avions joué un rôle modeste, mais direct dans ses succès à Tokyo. Oui, ce n’est qu’un siège pour un athlète, et ATPI a pris en charge plus de 5000 sièges, seulement pour Tokyo,, mais c’est vraiment une partie incroyable du travail de pouvoir aider les athlètes d’Équipe Canada et tous nos clients de toutes les manières possibles. »
De tels efforts ne sont pas passés inaperçus dans le succès global du COC à Tokyo 2020.
« ATPI est un partenaire incroyable. Les deux dernières années marquées par la COVID-19 ont causé beaucoup d’incertitudes et nous savions que nous pouvions toujours compter sur eux, a déclaré Jacquie Ryan, chef de la marque et des affaires commerciales du COC et chef de la direction de la Fondation olympique canadienne. Pendant les périodes des Jeux, ils font vraiment partie d’Équipe Canada, aidant notre équipe logistique à gérer la tâche incroyablement complexe d’amener tous les membres d’Équipe Canada et bon nombre de leurs partisans partout dans le monde et de les ramener à la maison en toute sécurité. Dans le cas de Tokyo, évidemment, le travail d’ATPI pour obtenir des remboursements complets pour les Canadiens fut inlassable et ces efforts les distinguent vraiment. »
Perrin et l’équipe d’ATPI n’ont pas vraiment eu le temps de faire une pause après Tokyo, les Jeux de Beijing suivant dans moins de six mois et la pandémie ne montrant aucun signe de ralentissement.
« Nous avons tourné notre attention vers Beijing avant même la fin de Tokyo, explique Perrin. Ces Jeux présentent une autre gamme complète de défis, mais en travaillant avec le personnel d’Équipe Canada, nous trouverons toujours une solution. »